Hysbysiad Preifatrwydd

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio yng nghyd-destun y platfform Adrodd a Chymorth ym Mhrifysgol Abertawe. Mae’n ychwanegu at hysbysiad preifatrwydd ehangach y Brifysgol ar gyfer ei myfyrwyr, y dylid ei ddarllen ar y cyd â’r wybodaeth hon.

Prifysgol Abertawe yw’r Rheolwr Data, felly hi sy’n pennu’r dibenion ar gyfer prosesu data personol a’r dulliau y caiff ei brosesu. Golyga hyn fod y Brifysgol yn gyfreithiol gyfrifol am y data personol rydym yn ei gasglu a’i gadw amdanoch chi. 

Mae platfform Adrodd a Chymorth Prifysgol Abertawe yn rhoi porth i fyfyrwyr adrodd am broblemau ynghylch ymddygiad amhriodol a cheisio cymorth yn sgîl hyn. 

Gall adroddiadau fod yn:

(a) ddienw, lle ni ddarperir enwau neu wybodaeth arall a allai adnabod yr unigolyn sy’n cyflwyno’r adroddiad. Mae Prifysgol Abertawe’n cydnabod y gall fod amgylchiadau pan fydd y rhai sy’n cyflwyno’r adroddiad yn darparu manylion penodol a allai adnabod trydydd parti, megis enw. Os bydd Prifysgol Abertawe’n derbyn adroddiad sy’n gallu adnabod unigolion heblaw am y rhai sy’n cyflwyno’r adroddiad, cynhelir asesiad risg i ganfod a ddylid cysylltu â’r person (pobl), neu a ddylid cymryd camau gweithredu; neu 

(b) a ddylid eu henwi, lle bydd enwau a manylion cyswllt yr unigolyn sy’n cyflwyno’r adroddiad yn cael eu cynnwys. 

Amlinellir isod ragor o fanylion am y data a gesglir a sut byddwn yn defnyddio’r data hynny ym mhob un o’r amgylchiadau uchod.

Os cyflwynir adroddiad yn ddienw, bydd y platform Adrodd a Chymorth yn anonymeiddio hunaniaeth y person sydd wedi cyflwyno’r adroddiad. Fodd bynnag, os caiff gwybodaeth o’r fath ei rhannu, bydd Prifysgol Abertawe’n defnyddio’r wybodaeth honno i adolygu a phrosesu’r adroddiad. 

Os cyflwynir adroddiad sy’n cynnwys enwau, byddwn ni’n defnyddio, yn cadw ac yn rhannu mathau gwahanol o ddata personol gan gynnwys rhai categorïau arbennig am y person sy’n gwneud yr adroddiad ynghyd ag unigolion eraill y gellir eu henwi sydd yn yr adroddiad. Gall hyn gynnwys manylion sylfaenol (e.e. enw, manylion cyswllt, adran), gwybodaeth ddemograffig (gall y person sy’n cyflwyno’r adroddiad ddewis peidio â chynnwys hon), a manylion am y broblem yr adroddir amdani.  

Byddwn hefyd yn prosesu unrhyw wybodaeth a ddarperir am drydydd parti.

Dyma’r prif ddibenion rydym yn prosesu data personol o ran adroddiadau: 

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae angen sail gyfreithiol arnom ar gyfer prosesu data personol at y dibenion uchod.  

Rydym yn prosesu’ch data personol, gan gynnwys categorïau arbennig o ddata personol, yn seiliedig ar y caniatâd yr ydych chi wedi’i roi drwy gyflwyno’r adroddiad. Mae gennych chi’r hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl os dymunwch chi wneud hyn. Fodd bynnag, os yw’r Brifysgol yn ystyried bod yr wybodaeth a ddarperir yn berthnasol i sicrhau diogelwch, gall yr wybodaeth gael ei defnyddio o hyd ond gwneir yr wybodaeth yn ddienw, gan waredu’r holl gynnwys y gellid ei ddefnyddio i enwi’r person sy’n cyflwyno’r adroddiad.

Mewn rhai amgylchiadau, gallwn ni hefyd brosesu data personol lle bydd angen gwneud hyn er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau cytundebol i fyfyrwyr; neu os bydd angen prosesu’r data i fodloni rhwymedigaethau cyfreithiol (e.e. o dan ddeddfwriaeth iechyd a diogelwch) neu os yw’n rhan o’n tasgau ehangach er lles y cyhoedd a’n diddordebau cyfreithlon o ran meithrin amgylchedd astudio diogel a chefnogol.  Mewn achosion prin, gall fod angen prosesu’r data i ddiogelu diddordebau bywyd rhywun (e.e. pe byddai adroddiad yn nodi sefyllfa sy’n gofyn am gynnwys y gwasanaethau brys neu awdurdodau allanol eraill). Ar gyfer categorïau arbennig data personol (e.e. gwybodaeth am iechyd neu ethnigrwydd), rydym yn dibynnu ar gysyniad penodol, neu ar amodau amrywiol prosesu data er lles sylfaenol y cyhoedd (e.e. diogelu, cwnsela neu atal ymddygiad troseddol).

Ar bob adeg, byddwn ni’n trin data personol a gesglir drwy’r platfform Adrodd a Chymorth yn gyfrinachol ac yn ddiogel.  Yn unol â deddfwriaeth GDPR, bydd Prifysgol Abertawe’n cadw data personol o’r platfform Adrodd a Chymorth am gyhyd ag sydd angen. Asesir yr angen i gadw data fesul achos a bydd hyn yn amrywio yn unol â ffactorau amrywiol megis: 

(a) y dyddiad y cyflwynwyd yr adroddiad.

(b) canlyniad unrhyw archwiliad a chamau gweithredu disgyblaethol dilynol a gymerwyd gan Brifysgol Abertawe; neu

(c) archwiliadau ac erlyniadau troseddol sydd ar waith.

Bydd yr holl achosion yn destun adolygiad blynyddol a chânt eu nodi’n weithredol/wedi cau/wedi’u harchifo yn unol â hyn. 

Gellid cadw gwybodaeth ddienw sy’n gysylltiedig â’r platfform Adrodd a Chymorth am hwy er mwyn monitro ac asesu ein gwaith yn y maes hwn.

Gallwn rannu eich data personol â’r trydydd partïon canlynol: -

Yng nghyd-destun y platfform Adrodd a Chymorth, byddwn yn rhannu eich data â darparwyr gwasanaethau trydydd parti sy’n ein helpu ni i ddarparu’r platfform megis Culture Shift. Mae hyn yn ein galluogi i gynnig y platfform Adrodd a Chymorth i chi. Gweler Sail Wybodaeth Culture Shift i gael rhagor o wybodaeth am y mesurau diogelwch a fabwysiadir gan Culture Shift, sydd wedi’u llunio i helpu i gadw data personol yn ddiogel. 

Gall fod amgylchiadau pan fyddwn ni’n rhannu data personol ar sail ystyriol pan fydd hawl gennym ni i wneud hyn yn unol â’r gyfraith neu os bydd yn rhaid i ni wneud hyn. Mae hyn yn fwyaf tebygol o ddigwydd mewn amgylchiadau lle ceir pryderon ynghylch diogelu. 

Er nad ydym yn rhagweld hyn, gall rhannu data gynnwys trosglwyddo data personol y tu hwnt i’r DU/UE – os bydd hyn yn digwydd, byddwn ni’n sicrhau bod y data wedi’i ddiogelu’n briodol.

Mae deddfwriaeth diogelu data'n darparu nifer o hawliau gwahanol i unigolion mewn perthynas â'u data. Am ragor o wybodaeth am eich hawliau, ewch i:  https://www.swansea.ac.uk/cy/y-brifysgol/amdanom-ni/cydymffurfiaeth/diogelu-data/eich-hawliau/00109}  

Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol yn  dataprotection@abertawe.ac.uk.

Os ydych yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, 

Tŷ Wycliffe, 

Water Lane,

Wilmslow,

Swydd Gaer,

SK9 5AF